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Fehlende oder unvollständige Signaturen am Ende einer E-Mail sind keine Seltenheit. Oftmals weiß der Absender nicht einmal, dass es eine gesetzliche Verpflichtung zur korrekten Ausgestaltung gibt.

Daher möchten wir in diesem Artikel nochmals kurz zusammenfassen worum es geht und wie man die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt.

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Im Rahmen des "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) (seit 01.01.2007) wurden die Anforderungen zur der Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu gefasst. Selbständige, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen diese Vorgaben einhalten und zwar auch bei geschäftsmäßigen E-Mails.

II. Wann spricht man von geschäftsmäßigen E-Mails?

Die Anforderungen an die E-Mail-Signatur gelten bei Geschäftsbriefen. Geschäftsbriefe sind dabei alle

• nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
• die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
• unabhängig von ihrer konkreten Form.

Demnach fallen auch E-Mails darunter mit Korrespondenz zu bspw. Angeboten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Preislisten etc.. Im Zweifel ist der Begriff weit auszulegen.

Geschäftsbriefe sind daher z. B.:

• E-Mail
• Per Telefax oder Telebrief übermittelte Schreiben
• Rechnungsformulare
• Bestellscheine
• Postkarten
• Geschäftsrundschreiben
• Gleichförmige Kaufangebote
• Preislisten
• Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Arbeitsverhältnis betreffen (z. B. Kündigung)

KEINE Geschäftsbriefe sind bspw.:

• Mitteilungen für einen unbestimmten Personenkreis (z. B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Zeitungsanzeigen),

• interne Nachrichten zwischen Abteilungen oder anderen Niederlassungen eines Unternehmens,
• Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen (z.B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine),
• Wiederholungen der Pflichtangaben im Rahmen bestehender Geschäftsbeziehungen bedarf es nicht.

III. Wer unterliegt der Verpflichtung zur E-Mail-Signatur?

Im Handelsregister eingetragene Selbständige wie auch Unternehmen unterliegen folgenden gesetzlichen Bestimmungen (die Bestimmungen ergeben sich aus der jeweiligen Gesellschaftsform) im Hinblick auf die Pflichtangaben im Rahmen von Geschäftsbriefen:

• Selbständige, die im Handelsregister eingetragen sind, § 37a Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB)
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG), § 35a GmbHG
• Aktiengesellschaft (AG), § 80 AktG.
• Offene Handelsgesellschaft (OHG), § 125a Abs. 1 HGB
• Kommanditgesellschaft (KG), §§ 177a, 125a HGB
• Genossenschaften (Gen), § 25a GenossenschaftsG

IV. Wo sind die Angaben zu machen?

Die Angaben zur Firma einschließlich Rechtsformzusatz sind auf den Briefbögen zu schreiben. Für die Rechtsform, die Handelsregisternummer usw. hat es sich eingebürgert, diese in der sogenannten Fußzeile – gut lesbar - anzugeben.

V. Was passiert, wenn die Pflichtabgaben nicht gemacht werden?

Firmeninhaber, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, müssen mit Bußgeldern seitens des Amtsgerichts rechnen. Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen (§14 HGB).

Darüber hinaus besteht die Gefahr Abmahnungen von Wettbewerbern zu erhalten. Ob diese gerechtfertigt sind oder nicht bedarf einer Prüfung im Einzelfall.

VI. Welche Angaben müssen gemacht werden?

Wie die Geschäftsbriefangaben im Einzelfall aussehen bzw. beinhalten müssen hängt von der Rechtform ab (siehe III).

VII. Welche Angaben gehören in die E-Mail Signatur?

• Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
• Rechtsformzusatz (jeweilige Bezeichnung "eingetragener Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.", "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. „KG”),
• Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
• Registergericht
• Registernummer , unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
• bei Kapitalgesellschaften zudem die Namen der vertretungsbefugten Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden.

VIII. Musterbeispiele

Einzelkaufleute

Pflichtangaben nach § 37 a HGB:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusatz (eingetragene/r Kauffrau/-mann) oder verständliche Abkürzungen, z. B. e.K. e.Kfm. etc.)
• Ort der Handelsniederlassung
• Registergericht
• Handelsregisternummer 

Offene Handelsgesellschaft (OHG)

Pflichtangaben nach § 125 a HGB:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtformzusatz (OHG)
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer 

Kommanditgesellschaft (KG)

Pflichtangaben nach §§ 177 a, 125a HGB:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusatz (KG)
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht
• Handelsregisternummer 

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) / Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) UG (haftungsbeschränkt)

Pflichtangaben § 35 a GmbHG:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusatz (GmbH)
• Sitz der Gesellschaft (laut Gesellschaftsvertrag)
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• Alle Geschäftsführer (Vor- und Zunamen)
• Vorsitzender des Aufsichtsrates (Vor- und Zuname), sofern ein Aufsichtsrat gebildet wurde.
• besteht eine Zweigniederlassungsstelle der GmbH im Ausland müssen das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im Übrigen ist § 35 a Abs. 1- 3 GmbHG zu beachten, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen notwendig macht. 

Gemäß § 71 Abs. 5 und § 35 a Abs. 4 S. 2 GmbHG, im Falle einer sich in Liquidation befindlichen GmbH bzw. sich in Liquidation befindlichen ausländische Zweigniederlassung, müssen die vorgenannten Informationen entsprechend angegeben werden. Anstelle dem/der Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben sowie die Tatsache, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.B. XY GmbH i.L.).

Aktiengesellschaft (AG)

Pflichtangaben nach § 80 AktG:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusatz (AG)
• Sitz der Gesellschaft (= Satzungssitz)
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• Alle Vorstandsmitglieder (Vor- und Zuname)
• Vorsitzender des Aufsichtsrater (Vor- und Zuname)
• besteht eine Zweigniederlassung der AG im Ausland müssen nach § 80 Abs. 4 AktG das Register; bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden; im Übrigen ist § 80 Abs. 1-3 AktG zu beachten, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen notwendig macht. 

Befindet sich die AG bzw. die ausländische Zweigniederlassung der AG in Abwicklung, so müssen nach § 268 Abs. 4 und § 80 Abs. 4 S. 2 AktG die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Anstelle der Vorstandsmitglieder sind neben dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats alle Liqudatoren mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben und des Weiteren die Tatsache, dass sich die AG in Abwicklung befindet (z.B. XY AG i.L.).

GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG

Ist bei einer Gesellschaft, keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt, sondern eine GmbH oder eine Aktiengesellschaft oder sonstige juristische Person, so sind auf den Geschäftsbriefen neben den für die OHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die für die persönlich haftende Gesellschafterin vorgeschriebenen Angaben aufzuführen.

Limited (Ltd.)

Pflichtangaben sind – in Anlehnung an § 35 a GmbHG:

• Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen)
• Rechtsformzusatz ("private Company limited by Shares" oder eine allg. verständliche Abkürzung, z. B. "Limited" oder "Ltd.")
• Sitz der Zweigniederlassung
• Registergericht
• Handelsregisternummer
• alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
• Sitz der Hauptgesellschaft
• Land der Registrierung
• Registernummer 

Im Falle einer Liquidation, sind (gem. § 35 a Abs. 4 S. 2 GmbHG) die vorgenannten Informationen entsprechend anzugeben. Statt der/dem Geschäftsführer sind alle Liquidatoren mit dieser Funktionsbezeichnung anzugeben und darüber hinaus die Tatsache, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z. B. XY Ltd. i.L.).

Hinweis: Wir haben die Rechtslage ausschließlich unverbindlich zusammengefasst. Der Artikel spiegelt darüber hinaus die persönliche Auffassung des Verfassers wider und ersetzt weder eine individuelle Rechtsberatung noch die weiteren Entwicklungen zu diesem Thema.